Work Smarter: Copilot Productivity Tips (Outlook)

ไม่ว่าคุณจะเป็นคนที่ชอบจัดการอีเมลให้เรียบร้อย หรือคนที่ปล่อยให้อีเมลสะสมไว้เต็มกล่องเข้าก็ตาม สิ่งหนึ่งที่แน่นอนคือการจัดการอีเมลนั้นอาจใช้เวลามากและทำให้รู้สึกเหนื่อยล้า ไม่ว่าจะเป็นอีเมลส่วนตัวหรือเรื่องงาน ทุกคนต้องเผชิญกับความท้าทายของกล่องจดหมายที่ยุ่งเหยิง แต่ Copilot ใน Outlook สามารถช่วยคุณจัดการอีเมล เพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสาร และปลดปล่อยเวลาของคุณให้กับสิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริง

บล็อกนี้เป็นคำแนะนำในการใช้ Copilot อย่างมีประสิทธิภาพ ทีมงาน Microsoft ได้นำเสนอสามวิธีเฉพาะสำหรับการใช้ Copilot ใน Outlook เพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเรียนรู้และนำไปใช้ได้อย่างคุ้มค่า บล็อกนี้ถูกสร้างขึ้นเพื่อช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถเริ่มต้นสัปดาห์ด้วยวิธีการใหม่ ๆ ในการประหยัดเวลาในการทำงาน

อ่านต่อเพื่อเรียนรู้คำแนะนำในการใช้ Copilot ใน Outlook กันเถอะ!

คำแนะนำที่ 1: จัดระเบียบกล่องจดหมายของฉัน
วิธีง่าย ๆ ในการจัดการกล่องจดหมายที่วุ่นวายคือการสร้างระบบและหมวดหมู่ นี่ไม่เพียงช่วยให้ฉันจัดการอีเมลตามหมวดหมู่ได้ทีละกลุ่ม แต่ยังช่วยให้ฉันสามารถจัดลำดับความสำคัญได้ว่าควรตอบกลุ่มไหนก่อน

ใน Outlook ให้คุณไปที่มุมขวาบนและเลือกไอคอน Copilot จากนั้นจะมีเมนูปรากฏขึ้นสี่ตัวเลือก ให้เลือกตัวเลือกที่สอง “Organize my inbox”

รูปภาพของพร้อมท์ที่แนะนำจาก Copilot ใน Outlook เมื่อคุณเปิด Copilot จากไอคอน Copilot

หลังจากนั้นจะมีหน้าต่างสำหรับให้คุณใส่รายละเอียด เช่น ถ้าฉันต้องการให้แน่ใจว่าฉันได้ตามอ่านอีเมลที่มาจากหัวหน้าของฉัน ฉันอาจจะขอให้ Copilot “สร้างกฎในกล่องจดหมายเพื่อจัดหมวดหมู่อีเมลทั้งหมดที่มาจาก Angela Byers เป็นสีฟ้า”

รูปภาพของพร้อมท์ใน Copilot for Outlook

จากนั้น Outlook จะแสดงกล่องกฎขึ้นมาเพื่อยืนยันคำสั่งของคุณ

ก่อนหน้านี้การสร้างกฎต่าง ๆ ดูเหมือนเป็นงานที่ยุ่งยาก แต่ตอนนี้มันเปลี่ยนไปแล้ว ฉันมีหลายกฎที่ใช้จัดหมวดหมู่อีเมลตามหัวเรื่องและผู้ส่ง มันช่วยให้ฉันไม่พลาดอีเมลสำคัญ นอกจากนี้การใช้สีในการแบ่งประเภทก็ยังดูสวยงามอีกด้วย ทำซ้ำขั้นตอนนี้เพื่อสร้างกล่องจดหมายในฝันของคุณได้เลย!

คำแนะนำที่ 2: ติดตามข้อมูล
มีวันหนึ่งที่อีเมลล้นกล่องเข้ามากจนแทบไม่ทัน? ใช้เคล็ดลับนี้เพื่อให้ Copilot สรุปอีเมลของคุณให้ โดยให้ไปที่มุมขวาบนแล้วคลิกที่ไอคอน Copilot

เมื่อหน้าต่างแชทของ Copilot เปิดขึ้น ให้พิมพ์ข้อความดังนี้ “Catch me up on emails from the past day. Organize and summarize by topic.”

(ฉันไม่สามารถแสดงภาพหน้าจอของกล่องจดหมายหรือผลลัพธ์ให้ดูได้ แต่ลองใช้ดูแล้วบอกความคิดเห็นของคุณในคอมเมนต์นะ)

คำแนะนำที่ 3: ร่างอีเมลด้วย Copilot
ตอนนี้กล่องจดหมายของคุณถูกจัดระเบียบด้วยสีเรียบร้อยแล้ว และคุณก็ได้รับสรุปอีเมลที่เข้ามาล่าสุดแล้ว ถึงเวลาประหยัดเวลาในการร่างอีเมลจริง ๆ แล้ว Copilot ช่วยให้ฉันทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยการนำสิ่งที่ฉันต้องการสื่อในข้อความพร้อมร่างอีเมลฉบับแรกให้

ใน Outlook คุณสามารถเริ่มเขียนอีเมลใหม่ (ไม่ว่าจะเป็นอีเมลใหม่ทั้งหมดหรือการตอบกลับในกระทู้เดิม) โดยไปที่แถบเมนูกลางและเลือกโลโก้ Copilot จากนั้นจะมีเมนูแบบเลื่อนลงให้เลือก “Draft with Copilot”

รูปภาพของตัวเลือกร่างพร้อม Copilot ในเมนูแบบเลื่อนลง Copilot บนแถบเครื่องมือของอีเมลใหม่

การที่ Copilot ช่วยร่างอีเมลครั้งแรกให้ ทำให้ฉันประหยัดเวลาที่มองข้ามไปได้มาก การตัดสินใจจะทำได้เร็วขึ้นเมื่อฉันมีบางสิ่งที่สามารถปรับแต่งได้แทนที่จะต้องร่างทั้งหมดเอง

เราหวังว่าคุณจะสามารถนำเคล็ดลับเหล่านี้ไปใช้ตลอดทั้งสัปดาห์เพื่อจัดการกล่องจดหมาย Outlook ของคุณได้! รอติดตามเคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพเพิ่มเติม เพื่อเรียนรู้วิธีเพิ่มคุณค่าด้วย Copilot สำหรับ Microsoft 365 มากยิ่งขึ้น!

แหล่งที่มา :

• • ภาพและบทความคัดลอกจาก microsoft.com