หลายคนที่เริ่มศึกษาเรื่องระบบโทรศัพท์สำนักงานยุคใหม่ มักสงสัยว่า IP-Phone คืออะไร และทำไมองค์กรจำนวนมากถึงเปลี่ยนจากโทรศัพท์บ้านแบบเดิมมาใช้ระบบนี้กันมากขึ้น บทความนี้จะพาไปทำความรู้จักตั้งแต่หลักการทำงานพื้นฐาน ไปจนถึงข้อดีและตัวอย่างการใช้งานจริง เพื่อให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่าเหมาะกับองค์กรของคุณหรือไม่
IP-Phone คืออะไรกันแน่
IP-Phone หรือที่บางคนเรียกว่า VoIP Phone คือโทรศัพท์ที่ส่งสัญญาณเสียงผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต (IP Network) แทนที่จะใช้สายโทรศัพท์แบบดั้งเดิมอย่างที่โทรศัพท์บ้านทั่วไปใช้ ตัวย่อ IP ในที่นี้มาจากคำว่า Internet Protocol ซึ่งเป็นมาตรฐานเดียวกับที่ใช้ส่งข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตทั่วไป เมื่อพูดผ่าน IP-Phone เสียงจะถูกแปลงเป็นข้อมูลดิจิทัล บีบอัด แล้วส่งผ่านเครือข่ายไปยังปลายทางแบบเดียวกับที่เว็บไซต์หรืออีเมลถูกส่งถึงกัน
หลักการทำงานของ IP-Phone
เพื่อให้เข้าใจว่า IP-Phone คืออะไรได้ชัดเจนขึ้น ลองดูขั้นตอนการทำงานคร่าวๆ ดังนี้
- เมื่อพูดใส่ไมโครโฟนของโทรศัพท์ เสียงจะถูกแปลงเป็นสัญญาณดิจิทัล
- ข้อมูลเสียงถูกแบ่งเป็นแพ็กเก็ตข้อมูลขนาดเล็ก
- แพ็กเก็ตเหล่านั้นถูกส่งผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตหรือเครือข่ายภายในองค์กรไปยังปลายทาง
- ปลายทางแปลงแพ็กเก็ตกลับเป็นเสียงให้ผู้รับสายได้ยิน
กระบวนการทั้งหมดนี้เกิดขึ้นในเสี้ยววินาที ทำให้การสนทนาลื่นไหลไม่ต่างจากโทรศัพท์แบบเดิม หากเครือข่ายมีคุณภาพดีพอ
IP-Phone ต่างจากโทรศัพท์บ้านทั่วไปอย่างไร
จุดต่างหลักของ IP-Phone เมื่อเทียบกับโทรศัพท์บ้านแบบอนาล็อกคือช่องทางการส่งสัญญาณ โทรศัพท์บ้านทั่วไปใช้สายทองแดงของผู้ให้บริการโทรศัพท์โดยตรง ในขณะที่ IP-Phone อาศัยเครือข่ายอินเทอร์เน็ตหรือเครือข่าย LAN ขององค์กร ทำให้สามารถใช้สายแลนเส้นเดียวกับที่เชื่อมต่อคอมพิวเตอร์ได้เลย ไม่ต้องเดินสายโทรศัพท์แยกต่างหาก นอกจากนี้ยังรองรับฟีเจอร์เสริมได้หลากหลายกว่า เช่น การโอนสายอัตโนมัติ ระบบตอบรับอัจฉริยะ หรือการเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์อื่นๆ ในองค์กร
ข้อดีของการใช้ IP-Phone ในองค์กร
องค์กรจำนวนมากเลือกใช้ IP-Phone แทนระบบเดิมด้วยเหตุผลหลายประการ
- ประหยัดค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะการโทรทางไกลหรือโทรข้ามสาขา เพราะใช้เครือข่ายอินเทอร์เน็ตที่มีอยู่แล้ว
- ติดตั้งและขยายระบบง่าย เพิ่มเบอร์ใหม่หรือย้ายตำแหน่งเครื่องทำได้โดยไม่ต้องเดินสายใหม่
- รองรับการทำงานทางไกล พนักงานสามารถใช้เบอร์ต่อภายในองค์กรได้แม้ทำงานจากที่บ้านหรือสาขาอื่น ผ่านซอฟต์โฟนหรือแอปพลิเคชัน
- เชื่อมต่อกับระบบอื่นได้ เช่น ระบบ CRM หรือ Call Center ทำให้บันทึกและติดตามการโทรได้สะดวกขึ้น
ข้อควรพิจารณาก่อนเปลี่ยนมาใช้ IP-Phone
แม้ IP-Phone จะมีข้อดีหลายด้าน แต่ก็มีสิ่งที่ควรพิจารณาก่อนตัดสินใจเปลี่ยนระบบ เช่น คุณภาพและความเสถียรของอินเทอร์เน็ตที่ใช้งาน เพราะหากเครือข่ายมีปัญหา คุณภาพเสียงอาจสะดุดหรือหลุดได้ นอกจากนี้ในกรณีไฟดับ อุปกรณ์เครือข่ายและ IP-Phone อาจต้องมีระบบสำรองไฟ (UPS) เพื่อให้ยังใช้งานโทรศัพท์ได้ต่อเนื่อง ต่างจากโทรศัพท์บ้านแบบอนาล็อกที่มักได้รับไฟเลี้ยงจากสายโทรศัพท์โดยตรง
ใครควรใช้ IP-Phone
IP-Phone เหมาะกับองค์กรหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็น
- บริษัทที่มีหลายสาขาและต้องการโทรติดต่อกันบ่อยโดยไม่เสียค่าโทรทางไกล
- ธุรกิจที่มีทีม Call Center หรือฝ่ายบริการลูกค้าที่ต้องการฟีเจอร์จัดการสายเรียกเข้าขั้นสูง
- องค์กรที่มีพนักงานทำงานทางไกลหรือแบบไฮบริดที่ต้องการเบอร์ต่อภายในเดียวกันไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน
หากสนใจศึกษาการนำระบบ VoIP ไปใช้ร่วมกับซอฟต์แวร์บริหารจัดการองค์กร สามารถอ่านเพิ่มเติมได้ใน บทความแนะนำระบบ ERP สำหรับธุรกิจขนาดกลาง ของเรา หรือศึกษามาตรฐานเทคนิคเพิ่มเติมได้จาก คำอธิบาย VoIP ของ Cisco
สรุป
โดยสรุปแล้ว IP-Phone คือโทรศัพท์ที่ส่งเสียงผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตแทนสายทองแดงแบบเดิม ทำให้ประหยัดค่าใช้จ่าย ติดตั้งง่าย และรองรับฟีเจอร์เสริมได้หลากหลายกว่าระบบโทรศัพท์บ้านทั่วไป แต่ก็ต้องแลกกับความจำเป็นที่ต้องมีเครือข่ายอินเทอร์เน็ตที่เสถียรเพียงพอ การเลือกใช้จึงขึ้นอยู่กับลักษณะการทำงานและความพร้อมด้านโครงสร้างเครือข่ายขององค์กรเป็นหลัก